En quelques années, Thoinard est passé de l'âge du papier à l'ère de l'informatique. « Quand je suis rentré dans l'entreprise en 1989, toute la gestion de l'atelier se faisait manuelle­ ment, se souvient Mustapha el Baraka, chef de bureau en charge de la gestion administrative de la flotte. Le chef d'atelier notait toutes les opérations effectuées sur du papier qui était ensuite archivé dans des classeurs. C'était long et fastidieux »

Mustapha el Baraka com- mence alors à rentrer ses informations sur les premiers tableurs.

« J'arrivais à établir des his- toriques, mais les fichiers n'étaient pas liés les uns aux autres».

Et le poste carburant était encore géré à la main avec une fiche verte remplie lors de chaque prise.

En 1992, Thoinard migre sous Excell et s'équipe d'un logiciel édité par OMP Informatique Transport pour contrôler les  prises de carburant.

 « Mais, progressivement, notre logiciel de gestion du carburant ne nous suffisait plus, explique Mustapha el Baraka. Nous ne pouvions pas saisir de données et la sélection des informations n'était pas assez fine ».

En 2000, Thoinard est racheté par le groupe Girard et décide de s'équi­per d'un logiciel de gestion de flotte. Avant de contacter les éditeurs, Thoinard établit un cahier des charges.

Avant tout, le transporteur souhaite que le logiciel puisse gérer les prises de carburant aussi bien dans le réseau Total, son fournis­seur, que dans ses propres pompes. Deux éditeurs, Europarck et Sogesmatic, présentent alors leurs solu­tions, mais un seul répond au critère numéro un édicté dans le cahier des charges.
C'est donc Europarck et son progiciel Parck qui remportent la mise.

« J'ai également choisi ce logiciel car il est facile d'accéder aux différentes données. Quelques clics avec la souris suffisent. Autre élément qui a pesé dans la balance : l'autre logiciel était moins rapide ».

 

Le contrôle des coûts

Depuis l'installation du lo­giciel, Mustapha el Baraka a pu appréhender les bénéfi­ces qû il en retire: « Le poste carburant représente 15 % de notre chiffre d'affaires. Grâce au logiciel, nous pouvons maîtriser ce poste en faisant baisser la con­sommation »

Deuxième module utilisé par Mustapha el Baraka, l'échéancier permet d'anticiper sur les entretiens et les contrôles techniques. Une alerte apparaît en fonc­tion du kilométrage et le ges­tionnaire peut agir en temps et en heure. « De plus, avec le logiciel, nous avons pu définir qu'une vidange nous coûtait entré 150 et 200 euros. Auparavant, il était possible de définir ce coût, mais cela prenait beaucoup plus de temps. Autre élément, avec le logiciel, nous obtenons les historiques et nous évaluons les dépenses totales en matière d'huile » Une partie de la flotte de Thoinard est gérée en achat alors qu'une autre partie est louée auprès de la holding du groupe. Avec Parck, Mustapha el Baraka peut comparer les coûts respectifs des deux solutions financières.

 

En parallèle, pour l'atelier intégré, Thoinard sait exac- tement quelles pièces sont en stock. Enfin, le responsable de la flotte Thoinard peut désormais établir des budgets prévisionnels avec rapidité en minimisant le risque d'erreur. « Le coût kilométrique sort automatiquement », se félicite-t-il.

Deux ans de rodage

Avant de choisir son logi­ciel, Thoinard a mis sur pied un groupe de travail impliquant les services in­formatique et comptable et la direction générale. Bien entendu, l'avis de l'utilisateur - Mustapha el Baraka -, a eu un poids déterminant dans la décision finale. Le logiciel est installé sur cinq postes disséminés géographiquement et fonc- tionne en réseau.
Rétrospectivement, Mustapha el Baraka considère que cette expérience a été enrichis­ sante, même si des progrès reste encore à faire. Une étape supplémentaire devrait être franchie l'an prochain avec la prise en charge par le logi­ciel de la gestion du magasin de pièces.
Avant d'utiliser Parck, Mustapha El Baraka a suivi deux formations de deux jours. Néanmoins, apprivoi­ser le logiciel ne s'est pas fait du jour au lendemain: « Au début, cela n'a pas été facile, confie-t-il. Il a fallu paramé­trer le logiciel, rentrer les don­nées au fur et à mesure. J'ai mis deux ans pour bien me roder » Mais, désormais, les béné- fices sont à la hauteur des efforts consentis.